Passport adalah salah satu surat atau buku yang wajib dimiliki bagi warga negara Indonesia yang hendak ke luar negeri, termasuk saya ;). Saya adalah pemegang passport hijau 48 halaman yang biasa saya pergunakan bila berwisata ke negeri orang. Passport hijau tersebut memiliki masa berlaku selama 5 tahun, nah bagaimana bila masa berlakunya habis? Harus diperpanjang di kantor imigrasi tentunya. Proses perpanjangan passport dapat dilakukan minimal 6 bulan sebelum masa berlaku habis dan maksimal 2 tahun setelah masa berlaku habis.
Saya lihat ada beragam variasi kasus pengurusan passport, saya tidak akan membahas pengurusan passport yang bersifat umum pada tulisan ini karena hal tersebut sudah ada di website resmi Direktorat Jendral Imigrasi. Saya akan membahas mengenai kasus pengurusan passport hijau saya yang baru saya laksanakan pada bulan Juni 2014 di kantor imigrasi Bekasi dengan metode on-line. Direktorat Jendral Imigrasi terus membuat perbaikan akan prosedur pembuatan passport sehingga pengalaman saya ini bisa saja berbeda dengan pengalaman teman-teman yang mengurus passport pada bulan yang berbeda atau bahkan pada tahun yang berbeda.
Baiklah, mari kita mulai dari awal. Pertama-tama saya melakukan input data lewat website http://www.imigrasi.go.id. Kemudian saya melakukan pembayaran di Bank BNI, lalu saya datang ke kantor imigrasi Bekasi untuk verifikasi dokumen asli, foto dan wawancara. Terakhir, mengambil passport. Berikut detailnya:
1. Input Data Online
Hal yang pertama saya lakukan adalah membuka www.imigrasi.go.id lalu memilih Layanan Publik>>Layanan Online>>Layanan Passpor Online.
Kemudian saya memilih Pra Permohonan Personal
Berhubung saya melakukan permohonan passport baru karena passport lama saya sudah habis masa berlakunya, maka saya mengisi dengan data seprti ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Perhatikan Jenis Permohonan, pastikan kita memilih sesuai dengan alasan kenapa kita memohon passport baru. Perhatikan juga jenis passport yang kita inginkan, passport 48 halaman perorangan adalah passport yang biasa dipergunakan untuk berwisata ke luar negeri dengan masa berlaku 5 tahun, passport 24 halaman perorangan adalah passport yang biasa dipergunakan untuk bekerja di luar negeri atau umroh dengan masa berlaku 3 tahun dan Epassport 48 halaman adalah passport dengan chip di dalamnya yang biasa dipergunakan untuk berwisata ke luar negeri dengan masa berlaku 5 tahun. Di masa depan, semua orang harus menggunakan Epassport sehingga pemeriksaan keimigrasian dapat lebih efisien. Namun negara yang sudah mendukung penggunaan Epassport belum banyak, Kantor Imigrasi (Kanim) yang saat ini melayani pembuatan Epassport pun hanya Kanim Jakarta Pusat & Jakarta Barat.
Setelah semua data sudah ditulis dengan benar, saya menekan pilihan Lanjut yang ada di bagian bawah layar sehingga muncul halaman sebagai berikut.
Isilah kolom di atas sesuai KTP & KK (Kartu Keluarga) yang dimiliki. Setelah selesai, saya memilih pilihan Lanjut yang ada di bagian bawah layar sehingga muncul tampilan upload dokumen. Kita harus men-scan dokumen-dokumen untuk di-upload ke dalam database website Imigrasi. Yang pertama dilakukan adalah memilih jenis scan-an dokumen yang akan di-upload, lalu folder tempat dokumen tersebut berada dan terakhir pilih Upload.
Dari sekian banyak pilihan, kita tidak perlu meng-upload semuanya. Saya sendiri hanya meng-upload Copy KTP WNI, Copy Kartu Keluarga dan Copy Akte Kelahiran. Semuanya saya scan dan saya convert menjadi grayscale (hitam putih) dalam format JPG sesuai ketentuan dari pihak imigrasi. Ukuran maksimal dari dokumen yang di-upload berukuran antara 500 kb sampai 1,8 Mb, tidak boleh kurang dari 500 kb dan tidak boleh lebih dari 1,8 Mb. Kalau resolusi dari gambar yang kita kirim kurang baik atau blur, biasanya kita diminta untuk mmengirim ulang gambar yang lebih jelas.
Setelah selesai meng-upload, saya meilih pilihan Lanjut yang ada di bagian bawah kiri layar sehingga muncul halaman Informasi Kedatangan di Kanim. di sini, saya memilih di Kanim mana saya akan melakukan sesi wawancara, foto dan pengambilan passport. Walaupun bukan warga Bekasi, saya memilih untuk mengurus passport di Kanim Bekasi. Kenapa kok Kanim Bekasi? Kanim Bekasi memang hanya Kanim tingkat 3 yang tentunya lebih sederhana dibandingkan Kanim tingkat 2 atau 1, tapi saya dapat informasi bahwa Kanim yang terletak di pinggiran kota Jakarta, biasanya relatif lebih sepi daripada Kanim yang terletak di tengah kota Jakarta ;). Selain itu, saya juga memilih tanggal berapa saya datang ke Kanim Bekasi. Setelah langkah ini selesai, saya mendapatkan konfirmasi bahwa proses pendaftaran saya sedang diperiksa.
Apabila proses pendaftaran kita dianggap sukses, kita akan mendapat notifikasi berupa email dari spri@imigrasi.go.id. Email tersebut akan dikirimkan ke alamat email yang kita masukkan ketika mendaftar di website imigrasi.
Saya kemudian mencetak kedua lembar pra permohonan yang dilampiran pada email tersebut. Pada lembar tersebut terdapat detail mengenai biaya pembuatan passport yang harus saya bayar di BNI, tanggal kedatangan ke Kanim dan alamat dari Kanim tempat saya akan mengurus passport.
Urutan dari langkah-langkah di atas dapat saja berubah tetapi pada intinya yaa tidak jauh berbeda, saya dengar bahwa akan ada kenaikan harga pembuatan passport untuk pemohon yang mendaftar sebulan setelah saya melakukan pendaftaran ini, selain itu, urutan pemilihan Kanim dan tanggal pada website imigrasi pada saat saya memposting tulisan ini sudah sedikit berubah tata letaknya dibandingkan pengalaman saya pada akhir Mei 2014 lalu.
2. Bayar ke BNI
Pembayaran dapat dilakukan di cabang BNI terdekat dengan membawa kedua lembar pra permohonan dari spri@imigrasi.go.id. Walaupun pada lembar pra permohonan disebutkan bahwa pemohon harus melakukan pembayaran di Cabang BNI terdekat sebelum jadwal hari kedatangan ke Kanim, sebaiknya kita secepatnya melalukan pembayaran setelah menerima email yang berisi tanda terima pra permohonan, saya anjurkan 1 sampai 3 hari setelah mendapat email tersebut. Saya pernah bersantai ria dalam melakukan pembayaran dan hasilnya, status pra permohonan saya sudah berubah menjadi cancel sehingga BNI tidak dapat menerima pembayaran saya dan saya harus melakukan pendaftaran on-line lagi, huffff. Hal inilah yang menyebabkan pembuatan passport saya jadi mundur sekitar 2 minggu.
3. Judgement Day, Datang ke Kantor Imigrasi Bekasi.
Hohohoho, akhirnya tiba saatnya bagi saya untuk melakukan proses foto dan wawancara di Kanim Bekasi. Perlu diingat bahwa maksimal toleransi kedatangan ke Kanim Bekasi adalah 7 hari setelah jadwal kedatangan yang tertera pada lembar pra permohonan. Kalau lewat dari 7 hari, uang yang sudah kita bayar ke BNI hangus dan kita harus mendaftar ulang dari awal. Melihat resiko yang ada, saya memilih untuk datang sesuai dengan tanggal kedatangan yang tertera pada lembar pra permohonan, 19 Juni.
Sebelum berangkat ke Kanim Bekasi, jangan lupa untuk membawa materai, alat tulis, lembar pra permohonan, tanda bukti pembayaran dari BNI, lebaran asli dan fotocopy dari dokumen yang diupload pada web imigrasi ketika dulu mendaftar. Perhatikan fotocopy dari KTP atau SIM, fotocopy-nya harus diperbesar dan tetap berada di dalam lembaran kertas, jadi tidak dipotong. Hal ini dapat ditanyakan kepada tukang fotocopy, pasti mereka sudah faham ;). Sudah siap? Ayooo berangkat ke Kanim Bekasi. Wow, tunggu dulu, dimana letak Kanim Bekasi? Kanim Bekasi terletak di belakang GOR Bekasi, Jalan Jendral Ahmad Yani, Bekasi. Gedungnya memang tidak terlihat dari jalan utama, saya sarankan untuk masuk lewat jalan masuk GOR Bekasi yang terletak di seberang BCA.
Peta Kanim Bekasi
Papan Petunjuk di Depan Pintu Masuk GOR
Kanim ini memang tidak semewah Kanim Jakarta Timur tapi halamannya cukup luas. Meskipun pelayanan baru dimulai pada pukul 8 pagi dan pada lembar pra permohonan saya diminta datang pada pukul 8 pagi hingga 11 siang, saya datang ke Kanim Bekasi sekitar pukul 6:45 pagi. Hhhmmmm, sesampainya di sana, sudah banyak orang mengantri tapi lebih manusiawi daripada yang saya alami di Kanim Jakarta Timur sekitar tahun 2013. Tidak ada orang yang antri berdiri di depan pagar, hampir semua duduk di dalam warung kecil yang terletak di depan Kanim Bekasi, sebagian sambil sarapan bubur atau lontong sayur ; ). Kok tidak antri berbaris seperti di Kanim Jakarta Timur? Ya, Saya pun tidak antri berdiri tapi saya meletakkan lembar pra permohonan saya yang sudah saya nomori pada tumpukan kertas-kertas yang ada di bagian dalam sebuah warung yang terdapat di depan Kanim Bekasi. Nanti ketika pagar Kanim Bekasi sudah dibuka, tumpukan kertas tersebut dibawa ke meja depan gedung kantor Kanim Bekasi yang sebelah kiri dari pintu gerbang. Ini berlaku hanya bagi orang yang daftar on-line atau daftar tidak via on-line tapi tinggal melakukan wawancara dan foto saja.
Jam Operasional Kanim Bekasi
Warung Depan Kanim Bekasi
Pagar Kanim Bekasi
Nah bagi orang yang melakukan pendaftaran secara manual, tidak on-line, maka ia harus pergi menuju gedung Kanim Bekasi yang di sebelah kanan dari pintu gerbang untuk melakukan pendaftaran secara manual dengan menggunakan kertas-kertas dan harus tulis tangan, weeeh, ogaaaah. Antrian dilakukan dengan menuliskan nama pada secarik kertas yang ada di depan gedung tersebut. Setahu saya, Kanim Bekasi hanya melayani 120 orang per hari, kalau nomor antriannya sudah lebih dari 120, …. yaaa terpaksa disuruh balik lagi besok pagi x__x. Kasihan yaaa yang daftar manual, haduuuh.
Pendaftar Manual Sebelum Loket Dibuka
Pendaftar Manual Setelah Loket Dibuka
Berdasarkan pengalaman saya, jangan tertipu oleh pemohon lain yang seolah-olah lebih tahu. Saya melihat bagimana seorang ibu-ibu yang sudah daftar on-line, justru ikutan antri di loket untuk pendaftaran manual hanya karena beliau mendapatkan infomasi sesat dam sok tahu dari pemohon lain. Banyak loooh pemohon di Kanim Bekasi yang tidak tahu apa itu daftar on-line, jadi di Kanim Bekasi ini lebih banyak pemohon yang datang dari pendaftaran metode manual dibandingan pendaftaran metode on-line. Saran saya, percayalah kepada tukang parkir gondrong yang berjaga-jaga di depan pintu gerbang atau pegawai Kanim Bekasi yang dapat ditanyai. Harusnya ada bagian informasi di bagian muka Kanim Bekasi yaaaa. Pemohon yang baru pertama datang kan bingung, ini yang benar bagaimana, harus kemana, harus bagaimana. Apalagi passport itu diurus setiap sekitar 5 tahun sekali :’/.
Beruntung pada waktu itu saya bertanya kepada tukang parkir dan mengabaikan saran seorang pemohon lain yang bersikeras bahwa saya harusnya antri di gedung sebelah :P. Berbekal informasi tukang parkir ditambah papan tanda panah di area halaman Kanim Bekasi yang terlihat dari luar pintu gerbang, saya yakin bahwa keputusan saya menumpuk lembar pra permohonan untuk antri di gedung yang terletak di sebelah kiri dari pintu gerbang adalah keputusan yang tepat.
Petunjuk Gadung
Setelah tumpukan kertas-kertas uang ada di warung dibawa ke depan kantor, akan dilakukan pemanggilan bagi pemohon yang sudah menumpuk kertas tersebut mulai pukul 8 pagi.
Meja Depan Gedung Kiri
Tumpukan Dokumen yang Sudah Dinomori Termasuk Lembar Pra Permohonan Saya
Antrian Gedung Kiri Sebelum & Sesudah Loket Dibuka, Lebih Nyaman Dari Gedung Kanan
Ruang Pelayanan Gedung Kiri
Di sana, saya menyerahkan fotocopy KTP, fotocopy bukti bayar BNI dan fotocopy Kartu Keluarga untuk disatukan dengan lembar pra permohonan untuk dikumpulkan oleh petugas yang duduk di dekat pintu masuk. Saran saya, meskipun ternyata tidak diminta semua, siapkan saja fotocopy KTP, KK dan dokumem-dokumen lain yang diupload pada waktu kita melakukan pendaftaran on-line. Setelah itu, barulah saya mendapatkan nomor antrian untuk antri di loket 1.
Loket 1
Dari 23 orang pemohon yang antri lebih dahulu dari saya, hanya 7 orang yang melakulan pendaftaran secara on-line dan ikut duduk manis di depan loket 1 menunggu nomor antrian dipanggil. Bagaimana dengan pemohon lainnya? Mereka adalah pemohon yang mendaftar secara manual dan diarahkan untuk menunggu nomor antriannya dipanggil di loket 3 untuk wawancara dan foto, hari itu merupakan hari kedua mereka datang ke Kanim Bekasi. Sedangkan bagi saya, hari itu merupakan hari pertama saya datang ke Kanim Bekasi. Nah disinilah terasa sekali kelebihan melakukan pendaftaran via on-line, jumlah kedatangannya lebih sedikit, tidak perlu banyak-banyak tulis tangan pula. Meski demikian, para pemohon on-line termasuk saya, diharuskan juga menulis tangan surat pernyataan yang dilengkapi dengan materai setelah saya menerima nomor antrian loket 1, tak apalaaah sedikit tulis-tulis sambil menunggu nomor saya dipanggil. Yaaah paling tidak menulis tangannya tidak sebanyak pemohon manual ;’).
Surat Pernyataan Bagi Pemohon Online
Di loket 1, dilakukan verifikasi terjadap data pendukung yang kita upload ke dalam website imigrasi ketika melakukan pendaftaran. Nanti kita akan diminta untuk menunjukkan dokumen asli termasuk bon asli pembayaran di BNI.
Naaaah setelah selesai dari loket 1, kita kembali diminta menghubungi petugas Kanim Bekasi yang ada di dekat pintu masuk untuk meminta nomor antrian loket 3. Ngapain? Untuk wawancara dan foto tentunya. Sayangnya, nomor antrian loket 3 kita pasti akan betada di bawah nomor antrian para pemohon manual yang sejak awal langsung masuk antrian loket 3, tidak antri di loket 1 dulu. Tenang saja, sekali panggil, loket 3 langsung memanggil 5 pemohon. Sebelum pukul 10 pagi pun saya sudah dipanggil untuk masuk ke loket 3.
Nomor Antrian Loket 1 dan Loket 3
Di dalam loket 3, pertama-tama saya difoto dan diambil sidik jarinya. Bagi pemohon pria yang tidak mengenakan kemeja atau baju yang kurang rapi, disediakan jas agar terlihat rapi ketika difoto nanti. Setelah foto, dilakukan wawancara. Pada sesi wawancara ini dilakukan rekonfirmasi mengenai data pribadi dan untuk apa kita membuat passport. Pertanyaan yang diajukan kepada saya antara lain adalah Bikin passport-nya mau pergi ke mana mas? Perpanjangan passport ya? Ini pernah ke Mesir, Turki, Cina, Jepang dan lain-lain bagimana caranya? Untuk apa? Backpaker ya? Berhubung saya memang tidak ada tujuan yang aneh-aneh, maka sesi tanya jawab ini terbilang mudah dan saya diberikan lembar pengambilan passport. Saya diminta untuk datang kembali ke Kanim Bekasi pada tanggal 24 Juni siang untuk mengambil passport baru saya :). Oh yaaa, bagi warga negara asing, loket 3-nya terpisah yaaaa, mirip suatu ruangan kecil. Saya melihat banyak orang-orang Korea & Jepang hilir mudik dari ruangan tersebut. Maklum, di Bekasi kan banyak pabriknya orang Korea & Jepang.
Ruang Foto Untuk Orang Asing
Loket 3 yang Saya Masuki
Bagian Dalam Loket 3
Lembar Pengambilan Passport
4. Pengambilan Passport di Kanim Bekasi
Pada tanggal 24 Juni siang, saya ada rapat penting sehingga tidak dapat pergi ke Kanim Bekasi. Pengambilan passport baru dapat dilakukan mulai pada pukul 1:30 siang. Whaaaa, bagi para pekerja kantoran pasti ini susah ya :(. Tenaaaang pengambilan dapat diwakilkan oleh yang namanya tercantung di kartu keluarga, asalkan yang mengambilkan membawa KTP asli dan KK. Kalau diwakilkan oleh orang yang namanya tidak tercamtum di Kartu Keluarga (KK), maka butuh surat kuasa lengkap dengan materai. Berhubung orang-orang di rumah saya tidak ada yang dapat mengambilkan, maka saya datang sendiri ke Kanim Bekasi pada tanggal 27 Juni siang. Nampaknya masih ada toleransi bagi keterlambatan pengambilan passport. Setibanya di Kanim Bekasi, saya menumpuk lembar pengambilan passport di depan loket 1 tempat saya melakukan verifikasi data beberapa hari yang lalu. Ketika dipanggil, saya hanya diminta menunjukkan KTP asli saja, kemudian passport baru saya langsung diserahkan oleh petugas loket 1 :). Huaaaaaa, akhirnya selesai, passport sudah di tangan, mau jalan ke mana lagi kita? ;).
Tumpukkan Lembar Pengambilan Passport di Loket 1
Secara garis besar saya puas dengan pelayanan Kanim Bekasi yang bebas dari calo, kondisi ini sangat berbeda dengan kedatangan saya ke Kanim lain beberapa tahun lalu. Walaupun Kanim Bekasi hanya merupakan Kanim tingkat 3, tapi rasanya pilihan saya untuk memilih mengurus passport saya di Kanim ini merupakan pilihat yang tepat :). Padahal saya warga Jakarta lhoooo, untunglah sudah ada sistem online, kalau tidak saya mungkin terpaksa mengurusnya di Kanim Jakarta Timur yang tetap tidak senyaman Kanim Bekasi meskipun Kanim Jakarta Timur lebih megah dan ber-AC.
Sebenarnya, sistem online-nya pun masih memiliki banyak kekurangan di sana dan di sini, tapi saya melihat ada itikad dari Direktorat Jendral Imigrasi untuk melakukan perbaikan dalam proses pembuatan passport. Semoga semuanya semakin baik, bukan semakin mundur seperti proses pembayaran PBB yang dulu bisa bayar via ATM tapi sekarang justru harus ke Bank daerah, hehee.
Alief Workshop 